Rekisteriseloste
1. Rekisterinpitäjä
Vehniän Kyläyhdistys ry
Yläpohjantie 34, 41180 Vehniä
puh. 040 824 6751
sähköposti: vehnianhimma.info(at)gmail.com
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Korjonen Minja, puh. 0400 249 052 / minja.korjonen(at)gmail.com
3. Rekisterin nimi
Vehniän Kyläyhdistys ry:n henkilötietorekisteri
4. Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenet, kannatusjäsenet ja yhdistys-/yritysjäsenet sekä talkoolais- ja auttajaryhmiin ilmoittautuneet henkilöt.
5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen, tiedottaminen sekä markkinointi, mahdollisten jäsentutkimusten tekeminen sekä talkoolaisten ja auttajaryhmien organisointi ja ajantasainen hallinta.
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä henkilön itsenä antamaan suostumukseen.
6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Sekä yhdistyksen talkoolaisten ja auttajaryhmien yhteystietoja. Näitä tietoja ovat:
• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn kotiosoite;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn puhelinnumero;
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterien tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.
8. Tietojen luovutus ja siirtäminen
Tiedot luovutetaan vain rekisteröidyn suostumuksella.
9. Tietojen suojaus
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana, jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä.
Sähköinen jäsenrekisteri on vain Vehniän Kyläyhdistys ry:n hallituksen saatavilla, henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanan takana. Varmuuskopio rekisteristä yhteyshenkilöllä, erillisen salasanan takana.
10. Tietojen käsittelyn kesto
Tietoja käsitellään niin kauan, kun henkilö on Vehniän Kyläyhdistyksen jäsen tai toimii yhdistyksen talkoo- tai auttajaryhmissä.
11. Tietojen käsittelijät
Rekisterin tietoja käsittelevät Vehniän Kyläyhdistys ry:n hallituksen jäsenet. Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietojen käsittelyyn ei sisälly automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
13. Rekisteröityjen oikeudet
Jokainen rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on yhdistyksen jäsenrekisteriin merkitty ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, on tietojen tarkastuspyyntö esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Pyynnön esittäjää voidaan tarvittaessa pyytää todistamaan henkilöllisyytensä.
14. Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.
15. Muutokset tietosuojaselosteessa
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.